Verstoß melden – EU-Hinweisgeberrichtlinie

Die Europäische Union hat im Jahr 2019 festgelegt, dass Unternehmen Möglichkeiten für Mitarbeitende und Dritte schaffen sollen, die es ermöglichen, vermeintliche und tatsächliche Missstände anonym zu melden. Hierbei geht es um Hinweise zu Verstößen gegen bestehendes EU-Recht, nationale Gesetze und interne Regelwerke. Diese Regelung nennt sich EU-Hinweisgeberrichtlinie (oder auch EU Whistleblower-Richtlinie).

Die Geschäftsleitung der Ewald Menke GmbH bekennt sich dazu, Missstände aktiv zu bearbeiten und Meldungen zu Verstößen offen gegenüberzustehen und im Sinne der Regel vertraulich zu behandeln.

Interne Meldestelle eingerichtet, die Ihre Hinweise vertraulich behandelt
Natürlich wollen wir wissen, wenn im Betrieb etwas schiefläuft – sollten Sie also etwas erfahren, dass Sie uns gegenüber nicht direkt benennen wollen, möchten wir Ihnen die Möglichkeit geben, sich mit verdächtigen Sachverhalten im Zusammenhang ihrer beruflichen Tätigkeit an unsere Interne Meldestelle zu wenden. Entsprechend unserer gesetzlichen Verpflichtung stellen wir Ihnen mit unserer Internen Meldestelle ein internes Hinweisgeber-Meldesystem zur Verfügung. Über diesen geschützten „Kanal“ können Sie Gesetzesverstöße oder andere Missstände innerhalb des Unternehmens melden. Durch Ihre Meldung können wir schnell handeln und Missstände abstellen. Wir nehmen die Vorgaben zum Schutz von Hinweisgebenden ernst und versichern, dass Sie keine Nachteile aufgrund oder nach einer berechtigten Meldung befürchten müssen.

Kontakt zu unserer Internen Meldestelle
Die Kontaktdaten unserer internen Hinweisgeber-Meldestelle lauten:

  • Herrn Michael Heil persönlich
  • Herrn Michael Heil telefonisch unter der Tel. 04442 9229-69
  • Herrn Michael Heil anonym per Post
  • Per E-Mail an compliance@menke.eu
  • Via dem anonymen Hinweisgeberportal hinweis-geben.net

Unsere Interne Meldestelle arbeitet weisungsfrei und behandelt die Hinweise sowohl mit Blick auf den Hinweisgeber als auch mit Blick auf Personen, die durch den Hinweis belastet werden, vertraulich.

Welche Sachverhalte können gemeldet werden?
Erfasst werden Verstöße durch Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit. Dazu zählen z. B.

  • strafbare Verhaltensweisen im beruflichen Zusammenhang,
  • Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
  • sonstige Rechtsverstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes oder der Länder wie z.B. Verbraucherschutz, Datenschutz, Produktsicherheit und -konformität.

Welche Sachverhalte fallen nicht unter das Hinweisgeberschutzgesetz?
Die Meldung von rein privatem Fehlverhalten fällt nicht in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Was passiert bei vorsätzlichen oder fahrlässig falschen Meldungen?
Wer vorsätzlich oder fahrlässig falsche bzw. unbegründete Meldungen macht, muss natürlich mit arbeitsrechtlichen Sanktionen rechnen.

Vertraulichkeit
Durch die berechtigte Meldung von Missständen entstehen den Hinweisgebern keine Nachteile. Das Hinweisgeberschutzgesetz bietet insoweit einen umfassenden Schutz, den wir sehr ernst nehmen und einhalten werden. Mit Ihren personenbezogenen Daten und mit den personenbezogenen Daten der von der Meldung betroffenen Person(en) gehen wir vertraulich um. Personenbezogene Daten werden nach den Vorgaben der Datenschutz- Grundverordnung (im Folgenden: DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden: BDSG) verarbeitet. Auch sind wir nach § 8 Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet, die Identität der hinweisgebenden Person sowie der von der Meldung betroffenen Person(en) weitgehend zu schützen. Das bedeutet, dass personenbezogene Daten nur den zuständigen Personen der internen Meldestelle bekannt werden und nur in gesetzlich bestimmten Ausnahmefällen offen gelegt werden dürfen. Die Identität von Personen, die grob fahrlässig oder vorsätzlich falsche Informationen melden, werden natürlich nicht von der Vertraulichkeit geschützt.

Verarbeitung personenbezogener Daten
Unsere interne Meldestelle verarbeitet entsprechend der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DS-GVO, § 10 HinweisgeberschutzG personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person sowie sonstiger, in der Meldung benannter Personen, soweit dies zur Durchführung des Meldeverfahrens sowie entsprechender Folgemaßnahmen erforderlich ist. Insbesondere werden die von Ihnen im Rahmen unseres Hinweisgebersystems übermittelten Informationen zum Zweck der Überprüfung, für interne Ermittlungen (einschließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger) und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen verarbeitet. Die Meldungen werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben dokumentiert. Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Wahlrecht: Externe Meldestellen
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht auch die Möglichkeit einer Meldung an externe Meldestellen vor – Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben insoweit ein Wahlrecht.  Allerdings hat der Gesetzgeber einen Vorrang der Internen Meldestelle insofern geregelt, als in § 7 Abs. 1 Satz 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes gesagt wird, dass zunächst die Interne Meldestelle des Betriebs kontaktiert werden soll, wenn eine solche eingerichtet ist und bei wenn bei ihr intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann, ohne dass die hinweisgebende Personen Nachteile befürchten muss. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Informationen zu den externen Meldestellen
Die externe Meldestelles des Bundes ist beim Bundesamt für Justiz (im FolgendenBfJ) eingerichtet:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

Neben der externen Meldestelle des Bundes beim BfJ werden die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (im Folgenden: BaFin) sowie beim Bundeskartellamt für ihren speziellen Aufgabenbereich weitergeführt. Lesen Sie bitte auch die Informationen auf den websites dieser Meldestellen/Hinweisgeberstellen:
https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html
https://www.bundeskartellamt.de/DE/Kartellverbot/Anonyme_Hinweise/anonymehinweise_node.html

Neben Informationen über externe Meldeverfahren nach dem HinSchG können Sie unter den Links Informationen über Verfahren für Meldungen an Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der EU abrufen. Darunter fallen externe Meldekanäle der Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherung(EASA), der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittelagentur (EMA).

OLAF: https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_de
EMSA: https://www.emsa.europa.eu/de
EASA: https://www.easa.europa.eu/en
ESMA: https://www.esma.europa.eu/
EMA: https://www.ema.europa.eu/en